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予約システムを導入する10のメリットがこれだ！

2019年5月30日 / 最終更新日時 : 2019年5月31日 J-online編集部システム開発

予約システムを導入する10のメリットがこれだ！

こんにちは！J-onlineの菅野です。

近年、美容業界や旅行業界、医療業界などありとあらゆるところで、サービス利用者がwebサイトで予約をすることができるサービスが増えてきました。

有名なところでは、リクルート社が提供している、全国にある美容室を検索して予約まで行うことができるHOT PEPPER Beautyや、最近メディアでの露出が増えている世界最大級の宿泊予約サイトであり、民泊で一生忘れられない思い出を作ることができるairbnbなどがあります。

これらは美容室と髪を切りたい人、宿を貸し出したい人と宿を借りたい人のマッチングサービスです。HOT PEPPER Beautyに載っている美容室の中にはクーポンを毎回利用することができる美容室もあるので、私もよく使わせていただいています(笑) airbnbも旅行に行く際にはぜひ使ってみたいなと思います。

このように、現在多くの会社が提供している予約システムは、予約の管理を行うという役割を果たしているだけでは終わらず、それと同時にサービスの利用者に喜ばれるモノを提供しているところもあります。

今回は、そんな予約システムを会社が導入する10のメリットについて説明していきたいと思います。

あなたの会社が予約システムを導入することで効果の期待できる10のメリット！

煩雑な予約処理の手間が省ける

予約システムを導入していないときの予約対応は、電話対応やメール対応が基本です。

メール対応であれば、お客様からサービスを利用したいとのお問い合わせを頂いた際に、まずこちらから「○月○日の○時か、○月○日の○時であれば空いております。」と日付を提案します。

そして、お客様がそのメールを見て「わかりました。では○月○日の○時にそちらに伺いますので当日は宜しくお願い致します。」とのやりとりを挟まなければいけません。

正直、かなりめんどくさいですよね。

お客様の都合が合わなければ、「その日は都合がつかないので他の日で空いている日はありますか？」「はい、○月○日の〜〜〜」というやり取りを追加でしなければなりません。

予約システムを導入すると、空き枠をネット表示することができます。

お客様がその空き枠を見て予約をしてくれるので、上記のような無駄なやりとりがなくなるわけです。

ネットでの予約者管理によって予約受付業務が減り、受付時間をほぼ０にできる

美容室や病院に行った時に、受付窓口で働いている女の人が受話器を手に、お客さんの予約対応に追われている姿をよく目にしませんか？

予約システムを導入すれば先ほど言った無駄なメール対応に加えて、電話対応もかなり少なくなるはずです。予約システムを導入することによって、受付で働いている人たちはリアルの受付窓口での仕事や他の業務に力を入れることができます。

予約システムがこれからもっと普及・進化すれば、店舗を構えているお店から受付窓口が無くなるといった可能性も十分考えられます。

予約フォームにアンケート欄を設置することで、事前にお客様情報の取得ができる

予約システムを導入すると、住所や名前、年齢、電話番号やメールアドレスなどの個人情報を入力してもらうことになります。これらの情報に加えて、もしこちら側が追加でお客様について知りたいことがあれば、予約フォームにアンケート欄を設置することで自由に欲しい情報を手に入れることができます。

予めお客様の情報を手に入れることにより、お客様がどういう自分になりたいのか、何を改善したいのかなどが見えてきます。それらの情報を手に入れることにより、こちらに足を運んでもらった際、よりお客様が満足のいくサービスを提供することができるようになります。

また、今から紹介するのは私が普段から「不便だな〜改善してほしいなあ。」と思っていることです。

みなさんは病気にかかり病院に行った際、今日はどういう症状で病院に来たかということを伝えるために、カルテを渡されてそれを書くという作業をしたことがあるのではないかと思います。

私は、「めんどくさ！！熱もあってめちゃしんどいから早く診てくれ！！」とインフルエンザにかかって病院に行くたびに思うのです(笑)　病院で待っている時間って、しんどくないですか？

私は、病院側がweb予約システムを導入してweb上で予約日、予約時間と症状を患者さんに記入してもらうことで、患者さんが病院に行ったら今よりも早く診察してもらうことができるんじゃないかと考えています。

病院内でカルテを書いてもらわなければ診察することができないと法律で決まっていたらどうしようもないですが、そうでなければ是非、病院を経営している方には患者さんのためにも予約システムを導入し、web上でカルテ記入も行えるようにして頂けるとありがたいですね。

コストの削減が可能

予約システムを導入することで予約対応が楽になり、受付業務の仕事を減らす効果が期待できると先ほど言いました。これにより、受付で働いている人たちが将来いなくなる可能性も指摘しました。

もしこれが実現すれば、現在受付で働いている人たち分の人件費が浮きますよね。

その分を他の仕事を担当している社員の給料を上げたり、もっと良いサービスをお客様に提供するための設備投資のお金にあてるという使いみちをすることもできます。

見込み客を逃さない

予約システムは24時間365日、お客様からの予約を受け付けることができます。対して、電話受け付けだと営業時間だけしか予約を受け付けることができません。お客様が予約をしたいというタイミングで、予約をすることができる環境が整っているかということが、成約率を上げるには非常に大事になってきます。

美容室の予約システムを導入しているお店の中には、40％くらいのお客様が営業時間外にweb予約システムで予約をしているというデータもあるようです。

お風呂に入る時間帯って夜の8〜11時くらいに入る人が多いですよね。そしてお風呂から上がりドライヤーで髪を乾かしている時に、「あ〜そろそろ髪伸びてきたな〜。切りに行こ〜！」と思う事が多いようです。でもこの時間は美容室は営業時間外なので、web予約しかできないわけです。

確かに私も振り返ってみると、ドライヤーで髪を乾かしていて「乾くのに時間がかかるようになってきたな〜」と思ったタイミングで、HOT PEPPER Beautyを使って美容室にカットの予約を入れることが多いな〜と思います。

こういった層を逃さないためにも、予約システムを導入すると効果がありそうです。

また、予約システムとは少しズレますが、予約システムの”見込み客を逃さない”という考え方に通じるサービスを提供しているアプリがあります。

それが私も利用しているペコッターというアプリです！

このアプリは自分が食べたい料理を打ち込むと、無料でその料理が食べられるお店を紹介してくれるアプリです。例えば「梅田で美味しいハンバーグを食べたいです」と書くと、だいたい10分以内には3,4件回答が届きます。

そしてその中に自分の気に入ったお店があれば、「◯月◯日の◯時から、◯名で予約をお願いしたいです」とメッセージを送ると、ペコッター運営側がお店に予約の電話をかけてくれ、お店の予約まで代行してくれるというめちゃくちゃ便利なアプリです。

ハンバーグを食べたいという人が、「こんなに美味しそうなハンバーグを食べれるお店がありますよ。もし行きたいと思ったら、私たちが予約も代わりにしちゃいますよ。」と言われればどう思うでしょうか？

きっと「食べたい！予約してくれ！」となりますよね。

ペコッターのように、サービスを利用する側の手間を自分たちが代わりに請け負うことができれば、見込み客を増加させることに繋がることは間違いないです。

集客の予想を立てやすくなる

これはどのような予約システムを導入するかにもよりますが、電話からの予約だといつ、どこで、誰が、どのような内容を予約をしてくれたのかということがわかりづらいです。

しかしweb予約システムであれば、お客様の情報を全てデータで管理することになるので、解析ツールなどを利用することによって、細かい分析をすることもできます。

電話だとどこから自分たちのサービスを知って電話で予約をしてくれたのかということを、直接聞かない限りわかりません。しかし、予約システムと解析ツールをうまく利用することで、お客様がどういう経路を辿って予約をするに至ったかを調べることができます。

つまり、どこを改善することができればもっと予約数を増やせるかということが考えやすくなるということです。

予約の漏れを防ぐことができる

電話で予約を受け付けると、電話対応するのは人です。人である限り、受け付けた予約を書き忘れたりする可能性があります。こういったことが起きてしまうと、お客様を不便・不快な思いにさせてしまったり、サービスを利用してもらえなくなったりします。

予約システムを導入し、予約管理を自動的に任せることができるようになることで、これらの悩みを解決することができます。

お客様に様々な連絡メールを送ることができる

予約フォームに個人情報を入力してもらう際、メールアドレスを入力してもらうことがほとんどです。お客様のメールアドレスの取得を行うことができると、お客様にオトクなキャンペーン情報の提供であったり、予定確認のメールを送ることができたりします。

例えば、美容室であればカット30％OFFというクーポンを提供することができますし、皮膚科や眼科などの病院であればお客様が来院日付を忘れることによる無断キャンセルを予防するために、「◯月◯日〇〇時から診察です」などのようなリマインドメールも送ることができます。

電話だとお客様の都合により繋がらなかったから何度もかけ直さないといけないということも考えられますが、メールアドレスを取得できていると1度送るだけでお客様の元に伝えたい情報を届けることができるので、予約フォームでメールアドレスを入力してもらうことをオススメします。

何よりお客様が楽

予約システムを導入することで、これまで説明してきたようにお客様のとらなければいけない行動が格段に減ります。1度個人情報を入力すると、2回目の予約のときはログインだけすれば簡単に予約することができるので便利です。

お客様に負担をかけないようにすることはお客様の満足度に繋がり、またサービスを利用しようという気持ちになってくれるきっかけになるので大切です。

また

あのお店はいつも混んでいて全然ごはんを食べることができない・・・。
あの病院は診察までの時間が長くて待てない・・・。
あの美容室はいつ電話をかけても自分の都合のいい時間帯が埋まっている・・・。

というような理由でお客様が離れていくのを防ぐ効果もあり、お客様に気兼ねなく来ていただける環境をつくることができるようになります。

売上げアップの効果が期待できる

予約システムを導入することによって、予約受付業務が大幅に減ることについては何回も触れてきました。これにより、今まで受付業務に割いていた時間を他の業務をこなす時間に充てることができます。

病院であれば、予約システム導入により今までは2人で受付業務にあたっていたのが、1人で十分足りるようになります。そうすれば、もう1人は患者さんの診察室の案内業務に徹することができます。そうするとスムーズに診察が行えるようになるので、結果的に売上アップに繋がるというわけです。

終わりに

ここまで予約システムを導入すると得られるメリットについて説明してきました。

デメリットとしては

予約システム導入にコストがかかる
予約システムの管理を自分たちでやる際、管理の仕方を覚える必要がある
予約システム管理を委託するなら、管理委託のコストがかかる

といったことが挙げられます。

見込み客を逃さないというところで、web予約を導入している美容室でweb予約システムからの予約が多いということに触れましたが、お客様の中には電話で予約をしたほうが安心感があっていいと考えていらっしゃる方もいます。

web予約と電話予約を両方採用するなど、お客様のニーズによって臨機応変に対応することが必要です。

メリットが多く、デメリットが少ないからと言ってむやみやたらに予約システムを導入してしまうのはよくありません。

この記事をもう1度じっくり読んで、自分たちが提供しているサービスや商品を考慮し、本当に予約システムを導入したほうが効果が上がるのかを考える必要があります。

そして効果が出そうであれば、予約システムの導入を検討されるといいでしょう。

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お客様の業務フローに合わせてオーダーメイドでシステムを構築いたしますのでどのような業種であっても対応可能です。

予約システムの導入を検討されている方は、こちらからJ-onlineの本サイトへアクセスするか、気軽にお問い合わせいただければと思います。

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この記事を書いた人

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