めんどうな予約管理をシステムで解決！

歯科医院や、貸し会議室、顧客に対してのセミナー等の予約を
メールやエクセルで管理している事業者の方や個人の方も多いのではないでしょうか。

今回はそんな煩雑で、ミスも起こる可能性が高い作業を、
システムで一元管理して、
作業量を圧倒的に減らす「予約システム」の導入によって、
できることをご紹介したいと思います。

予約アプリでできる機能も同様のため、予約アプリの導入を検討されている方も、
是非ご覧ください。

予約システムで可能な機能一覧

• 問い合わせ管理（カレンダー、一覧、詳細）
• 顧客管理（一覧、詳細、分析）
• アンケート管理（一覧、詳細、分析）
• 受注管理機能（受注累積結果、受注詳細確認）

問い合わせ管理

カレンダー機能

上記は弊社が開発した予約システムのカレンダーのデザインのあくまで一例ですが、

1. 指定期間中のカレンダーが表示
2. 進捗別にカレンダーに自動的に表示

以上の2点がメインとなりますが、非常に予約の日程がわかりやすいように
設計をしております。

ここからの導線もこだわっており、カレンダーに記載されている
予約のテキストをクリックすると、予約の詳細へと画面が遷移するように
設計をしております。

予約一覧機能

以上のように、一覧にて表示をすることができます。

• フィルター機能（対応ステータスによる絞り込み、並び替え）
• 問い合わせIDによる管理
• システム設計による問い合わせデータの上限なし

以上のような機能がここでは特徴となっています。

問い合わせ詳細

こちらはカレンダーから直接つなげることができる
「問い合わせ詳細」の画面です。

• 問い合わせ詳細情報のエクスポート
• 編集、保存
• 編集者、担当者、更新者の履歴の保存

以上のようなことができます。

顧客管理機能

問い合わせから受注まで繋がったお客様の情報を、
顧客データとして連携し、これからの販促活動として活用を
していきたいと思うことがありますよね。

そのような要望を叶えるために、
機能として、問い合わせデータと連携して、
顧客情報も蓄積できる機能も搭載可能です。

顧客一覧表示機能

こちらの画面では、顧客に関しての情報を一覧表示することができます。

• 基本的な性別や年齢等の分析の際に役に立つ情報
• 顧客単価
• 利用回数

以上のようなことを情報として蓄積し、
顧客分析の際に必要な情報を着実に蓄積するような機能を搭載することも可能です。

アンケート管理機能

何かしらのサービスや商品を提供していて、質を上げて行くためには、
顧客の情報を収集することが必要ですよね。

この管理画面においては、アンケートの管理をすることができるような画面を
ご紹介します。

アンケート機能設定画面

アンケートの設定の際に、管理のしやすさや保存性という点から、
Webでアンケートを取ることが多くなっています。

• 自動返信メール内容の設定
• 管理者宛送信メール内容の設定

以上のような機能が掲載されています。

アンケート結果一覧機能

アンケート結果を一覧にして、それぞれのアンケートに対して
IDをつけて一覧表示をすることができます。

もちろん、回答者と顧客情報を結びつけて、
顧客情報に直接飛べるような設計にしています。

【円グラフ表示機能】

アンケート結果を円グラフにして、
ビジュアルな表現をすることができます。
大枠のアンケートに対しての状況を
確認する先に便利です。

【折線グラフ表示機能】

アンケート結果を長期的に
観測して、異変がないかの確認を
行えるような機能です。

受注管理機能

問い合わせがあっても、そこから
契約に全て繋がるような業種の方もいれば、
そうではないような業種の方もありますよね。

結局Web上での問い合わせが、契約にどの程度
繋がっているのかを確認するために、この機能を
デザインしてみました。

受注結果概覧機能

また、結果的に受注につながった案件の内容を分析することも可能です。

受注結果グラフ

• 累積的な売上管理
• 目標金額との乖離の差の確認（生産管理が可能に）
• 期間で計測期間を選択

以上のことができるようになっています。

また上司や、会議の際に使用できるように、
「エクスポート機能」を搭載しており、
会議のたびに、資料を作成する必要がなくなります。

受注目標設定画面

もちろん、目標金額についてもシステム上で、
自由に設定ができるようにしています。

この機能を持って、生産計画や売上計画にも、
柔軟に修正等をくわえていくことができるようになります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

現状で行なっている予約管理や、それだけに止まらない
その他の管理業務が、予約システムの導入で非常に省略できるのではないでしょうか。

気になった方は、ぜひこちらのサイトから
弊社の実績をご覧ください。

この記事を書いた人

J-online編集部

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